展示会へ出展するときは、ブースデザインを考えるのみならず、各種什器や設備の手配に加えて配布物の製作も行う必要があります。
業者に外注するものもあるため、当日に間に合わせるためには適切なスケジュールを組んで進めることが大切です。
この記事では、展示会の出展準備はいつから何をすべきか、全体のスケジュールと必要なアイテムを紹介します。
展示会準備から当日までのスケジュール
展示会で成功するコツは、きちんと時間と手間をかけて準備することです。
展示する商品に自信があっても、ブース作りに手を抜いていては、そもそも来場者に立ち止まって見てもらえません。
ここでは展示会に出展するときの、準備期間から当日までの大まかな流れを紹介します。
記載しているスケジュールは、あくまで目安です。
主催者によって申し込みまでのスケジュールが異なるため、こまかい準備日数は出展予定の展示会に合わせて調節しましょう。
前日になって発注ミスが見つかるなどのトラブルを避けるためには、スケジュールを前倒しするつもりで余裕をもって準備を進めることをおすすめします。
【1年～6か月前】展示会に出展する目的や目標を決める
まずは展示会に出展する目的を決めましょう。
展示会に出展する目的は、企業によってさまざまです。
たとえば「自社ブランドの認知度を上げたい！」「新商品をプロモーションしたい！」などがあげられます。
最初に出展の目的を明確化すると、申し込む展示会やブースデザインの方向性を決めるときの指標となります。
目的を決めるときは、ブース運営やデザインの参考となるように、出展することで達成したい目標も設定しておくことも大切です。
「営業案件を何件以上獲得する」など、目標は具体的な内容を決めておきましょう。
目的や目標が複数あるときは、優先準備を立ててとくに目指したい目標を決めます。
目標を達成するためには、アプローチする相手の基準を決めておくのもおすすめです。
基準とは、アプローチに時間や手間をかけるべき来場者を見極めるための線引きであり、特定の反応やアクションがあげられます。
たとえば商談への発展を狙うなら、明らかにサンプル目的や実機体験したいだけの層よりも、熱心に話を聞いてくれる層のほうに時間や手間をかけるべきです。
興味関心が強い相手へ重点的に応対して、名刺交換したほうが、目標を達成しやすくなります。
【6か月～4か月前】出展する展示会を決める
目的や目標を達成するために適した展示会を探して、出展を決めます。
展示会の多くは、業種・職種・ソリューションなど共通のテーマのもと開催されています。
さまざまな展示会の中から、自社の出展内容や業種に適したイベントを選びましょう。
出展時のコンセプトを決めておくと、複数の候補の中からより自社に合った展示会を絞り込みやすくなります。
展示会は不定期に開催しているものもあれば、年1回や数年に1回の頻度で定期的に開催しているものもあります。
定期開催の展示会の中で気になるものがあるなら、今年の出展を見送るとしても、来場者側で参加して雰囲気を把握しておくのもおすすめです。
出展する展示会が決まったら、申し込み手続きを進めつつ、展示会の日程に合わせて準備するスケジュールも立てておきましょう。
遠方かつ大掛かりな展示会の場合は、会場周辺の宿泊施設も早期に埋まる可能性があるので、早めに宿を押さえておかなくてはなりません。
出展内容によっては自治体などの助成金・補助金を利用できるかもしれないので、コスト削減のためにも事前に調べておきたいところです。
【4か月～3か月前】ブースを決めて企画を練る
展示会のブース配置は、くじ引きもしくは先着順で決まるのが一般的です。
先着順の場合、申し込み時にブースを決められるので、出展を決めたら早めに申し込んで良い立地を抑える必要があります。
くじ引きの場合は申し込み順ではなく、過去の実績に左右される抽選方式です。
まずは過去の出展回数やブースの広さなどが考慮されて、人気の立地、そこそこ良い立地などの大まかなグループに分けられます。
最終的な配置はグループ内でのくじ引きとなるため、初参加の企業は良いくじを引いてもイマイチな場所になりやすい傾向です。
何度も参加している企業やブースが広い企業は、有利な立地のグループ内でのくじ引きとなるので、外れくじでも比較的良い立地になります。
ブースの場所を決めてから企画を練る理由は、立地によって、ブースの作り方が異なるためです。
壁側のブースなら、前方からしか来場者が入れないことを考慮したデザインとなります。
周囲に壁や他社ブースがない島状態の立地なら、全方位から集客できるブース作りが必要です。
決まったブースの立地にもとづいて、どのようなデザインや集客戦略をとるか、コンセプトを決めて企画を練ります。
周辺のブースとの相乗効果が期待できる場合もあるので、自社立地だけではなく、近所にどのような企業が配置されているのかも確認しておくと企画に役立ちます。
出展する展示会・実施日・会場の場所・ブースの場所や広さが決定したら、準備や運営に携わるメンバーも忘れずに決定しておきましょう。
【3か月～1か月前】企画に沿って必要なものを手配・準備する
出展のコンセプトに合わせて、ブース作りに必要な什器や装飾品、映像や広告物などの手配をします。
たとえば製品を多く並べたいなら、複数の展示台が必要です。
自社で用意するのか、レンタル業者を利用するのかで、必要な手配や費用は異なります。
自社で用意する場合は販売業者から購入するか、製作会社を探して依頼して、仕様の打ち合わせも行います。
また、レンタルや製作を依頼した場合、什器は会場までの搬入か、宅配業者による指定住所への配達なのかも事前に確認しておく必要があります。
レンタル業者を利用する場合、早めに手配しなければ他社への貸し出しで予約枠が埋まってしまうおそれがあります。
製作会社に依頼する場合のみならず、レンタル業者を利用する場合も、企画が決まったら早急に手配をすることがトラブルたトラブルを避けるコツです。
関係を強める目的で既存顧客にも来場してほしい展示会、相手の予定を考慮してこの時期に招待状を送っておきたいところです。
【1か月前】配布物の作成とブース設営の最終確認を行う
当日会場で配布する資料や広告、ノベルティの作成は、1か月前を目途に済ませます。
専門業者に外注する場合は、2か月前までには打ち合わせ・発注を終えて印刷手配まで済ませておきましょう。
業者によっては割増料金を払えば数日程度で納品してくれるところもありますが、トラブルのリスクを考慮すると好ましい方法とはいえません。
スケジュールに余裕をもって手配しておくと、展示会前に完成品をチェックできるので誤字脱字、価格間違いなどのトラブル防止になります。
外部に手配したレンタル品や発注品は、設営日にきちんと会場へ搬入されるのかなど、こまかな部分の最終確認も忘れずに行いましょう。
当日に会場で稼働するスタッフのシフトも、1か月前には決めておきます。
次回の出展に生かすために、来場者向けのアンケートも用意しておくことをおすすめします。
展示会用のアンケートには、企業名・部署名・担当者名を記入するスペースに加えて、名刺を貼り付けられるスペースや自由記述できるスペースも設けておくことがポイントです。
アンケート内容は興味をもった商品やサービス、商談の確度などに関する質問も盛り込むと、次の営業活動につなげやすくなります。
【2週間前】搬入準備とリハーサルを行う
展示会の準備は、大掛かりな什器や配布物ばかりに目がいきがちです。
しかし当日の運営を円滑化するためには、筆記用具などこまかなアイテムの搬入忘れも避けなくてはなりません。
2週間前の搬入準備では、チェックリストをあらかじめ作成しておき、すべて揃っているか照らし合わせつつ入念に搬入物を梱包しましょう。
レンタル品や外注品が直接会場に搬入されない場合、一度自社の倉庫やオフィスで受け取り、改めて会場へ発送する必要があります。
自社から発送するのであれば、搬入業者の手配や当日の搬入場所の確認、設置スタッフへの指示内容も改めて整理しておくと安心です。
【前日】搬入と設営を行う
展示会の前日は会場で什器や商品などを搬入し、設営を行います。
木工ブースやオリジナルの什器などを発注した場合は、設計どおりに仕上げられているか細部まで確認しましょう。
ブース完成後は、配布物や筆記用具など備品の場所を当日のスタッフに共有したり、スタッフの動線を確認したりします。
ノベルティや資料を渡すときの流れなども、マニュアルである程度決めておくと、当日は混乱せずに済みます。
<h2>展示会への出展時に必要なもの</h2>
展示会に出展するときに必要となるものは、業者やイベント内容によって多少異なります。
ここでは、業種問わず必要となる代表的なものを紹介します。
どのような展示会でも最低限に必要となるものは、下記のとおりです。
・運営マニュアル
・展示品
・各種什器
・ブースの装飾品
・カタログ・リーフレットなどの資料
・ノベルティ
・アンケート
・スタッフのコスチューム
・文房具
・名刺の管理用ファイル
・鍵付きのキャビネット
・掃除道具
上記の他にも、当日のスムーズな運営のために必要となりそうなものは用意しておきましょう。
名刺の管理用ファイルや鍵付きのキャビネットは、会社の信用度を落とさないためにも重要なアイテムです。
いただいた名刺や商談で使用した書類には、重要な情報が記載されているため、責任をもって厳重に預からなくてはなりません。
また、ブース内を清潔に保つためにも、手早く取り出せる掃除道具も用意しておきましょう。
<h2>展示会では集客しやすいブース作りが大切</h2>
多くの競合が集まる展示会では、集客しやすいブース作りが大切です。
準備を十全に行ったかどうかだけではなく、ブースのデザインや当日のスタッフの動きも集客に大きく影響します。
集客しやすいブースの特徴として、下記の5つがあげられます。
・個性的なデザイン
・ターゲットに合ったデザイン
・伝えたいことが分かりやすいデザイン
・開放的で立ち寄りやすいレイアウト
・遠方からでも気付かれやすいデザイン
競合の中に埋もれないためには、ブースそのものが個性的なデザインであることが重要です。
ただし、ただ個性的なだけでは狙ったターゲットを集客できません。
個性的でありつつも、ターゲットに合った傾向かつ、伝えたい情報が分かりやすいデザインにまとめる必要があります。
加えてブース内が開放的なレイアウトなら、新規開拓にもつながりやすくなります。
ブース内の色を絞り込んだり巨大な看板やオブジェを作ったりと、遠方から気付かれるようなインパクトがあると、より効果的です。
<h3>目立つブース作りはオリジナルデザインのダンボール什器にお任せ</h3>
遠方から気付かれやすく、個性的なデザインを取り入れるには、木工ブースが効果的です。
しかし木工ブースは費用がかかるうえ、設営も専門業者に依頼する必要があり、大手企業ではなければ実現が困難な手法でもあります。
そこでおすすめなのが、ダンボール什器の活用です。
ダンボール什器は強化ダンボールを使用したオリジナル什器のことで、人が座ったり商品を乗せたりできる椅子・テーブルも製作できるほどの丈夫さが魅力です。
素材がダンボールなのでUVインクジェット印刷やカッティングで加工でき、ブランドイメージを取り入れたオリジナルの色・形の什器が作れます。
矢野紙器株式会社は、大型のダンボールオブジェも多くの製作実績があります。
展示会用の大型オブジェやブース用展示台、カウンターなどもオリジナルデザインで小ロットからご相談いただけます。
設計次第で手軽に組み立て・分解可能な仕様にできるので、「設営は業者に頼まず自社スタッフだけで済ませたい」という方にもおすすめです。
ダンボール素材のメリットは、ほかにも軽量で持ち運びやすく、処分時も古紙回収に出すだけなど複数あげられます。
長いパルプ原紙を原料とした強化ダンボールを使用しており、イベント後も繰り返し使えるのもポイントです。
まとめ
展示会への出展は、準備期間のスケジューリングがブース作りや当日の集客力に大きく影響します。
木工ブースのようなインパクトはほしいが、予算的に厳しいと悩んでいる方は、コストを抑えつつオリジナルデザインの什器を製作できるダンボール什器がおすすめです。
矢野紙器株式会社なら、強化ダンボールを使用したオリジナル展示台や看板、パーテーションなど製作可能です。
イラストや写真も印刷できるので、大理石風や木目調など、高級感の演出もお任せいただけます。
まずは「こんな仕様はできる？」などのご相談からでも結構ですので、お気軽にお問い合わせください。